Anti-corruptie compliancebeleid Afriflora Sher

Download

  1. Introductie

Sher Holland BV en haar andere gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen (gezamenlijk “Afriflora” of de “Vennootschap”), zetten zich in om alle aspecten van hun activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de hoogste wettelijke en ethische normen en verwachten van alle werknemers en andere personen die namens hem optreden om deze verbintenis na te leven. In overeenstemming met deze toezegging heeft Afriflora dit Anticorruptie Compliancebeleid (het “Beleid”) aangenomen, dat van toepassing is op alle directeuren, functionarissen, werknemers, agenten, vertegenwoordigers en andere geassocieerde personen van Afriflora (gezamenlijk “Afriflora Personeel”).

Kort gezegd, Afriflora tolereert geen omkoping, smeergeld of corruptie van welke aard dan ook, rechtstreeks of via derden, al dan niet expliciet verboden door dit beleid of door de wet. Het is personeel van Afriflora niet toegestaan ​​om iets van waarde (inclusief geschenken, gastvrijheid of vermaak) aan iemand te geven of aan te bieden met het doel een zakelijk voordeel verkeerd te verkrijgen of te behouden. Evenzo mag het personeel van Afriflora dergelijke ongepaste betalingen niet vragen of accepteren.

Dit beleid en de interne controles hierin zijn ontworpen om omkoping te voorkomen, voorkomen dat er wangedrag optreedt en stellen Afriflora in staat om snel en effectief te reageren op vragen over haar gedrag. Afriflora-medewerkers die dit beleid schenden, kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag. De volgende pagina’s bieden een algemene leidraad voor het naleven van anticorruptie, maar behandelen niet elk potentieel scenario dat betrekking kan hebben op problemen die verband houden met de naleving van dit beleid. Daarom moet elk Afriflora-personeel dat vragen heeft over de vereisten van dit beleid contact opnemen met de Chief Financial Officer en Group Compliance Officer (de heer Richard Penninkx) of onze Compliance Officer in Ethiopië (Mrs. Lulit Tadele) via hun contactgegevens hieronder.

  1. Ons beleid
  2. Afriflora Personeel mag geen steekpenningen betalen of ontvangen.

Afriflora-personeel moet zijn activiteiten uitvoeren in volledige overeenstemming met dit beleid, de wetten van Nederland en van Ethiopië en alle toepasselijke anticorruptiewetgeving, inclusief de Britse omkopingswet en de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”).

Under this Policy, Afriflora Personnel are not permitted to give or offer anything of value, directly or indirectly, to any Government Official1 or any commercial party for the purpose of improperly obtaining or retaining a business advantage. “Anything of value” should be broadly

1 De term “Regeringsfunctionaris” omvat alle functionarissen of medewerkers van een overheidsdienst, agentschap of instantie; toestemmingsagentschappen; douanebeambten; kandidaten voor een politiek ambt; en functionarissen van openbare internationale organisaties (bijvoorbeeld het Rode Kruis). Deze term omvat ook functionarissen of werknemers van overheidsbedrijven of gecontroleerde commerciële ondernemingen zoals overheidsbedrijven of gecontroleerde universiteiten, luchtvaartmaatschappijen, oliemaatschappijen, gezondheidszorginstellingen of andere verkopers. De term omvat ook familieleden en naaste medewerkers van dergelijke personen (het is bijvoorbeeld niet toegestaan ​​om een ​​royaal geschenk te geven aan de broer / zus, echtgenoot of kind van een overheidswerknemer als een geschenk aan het individu krachtens dit beleid verboden zou zijn).

geïnterpreteerd om onder andere contant geld, geschenken aan familieleden, vergeving van een schuld, leningen, persoonlijke gunsten, entertainment, maaltijden en reizen, politieke en liefdadige bijdragen, zakelijke kansen en medische zorg, onder andere items. Eenvoudig gezegd, steekpenningen, smeergeld of vergelijkbare betalingen zijn nooit toegestaan, ongeacht of deze zijn gedaan aan een overheidsfunctionaris of aan klanten, beleggers, klanten of andere private partijen. Evenzo mag het personeel van Afriflora dergelijke betalingen niet vragen of accepteren.

Indien geconfronteerd met een verzoek of verzoek om een ​​ongepaste betaling of andere schending van dit beleid, moet het verzoek of de vraag onmiddellijk worden afgewezen en aan Afriflora’s Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of diens Compliance Officer in Ethiopië worden gemeld. Evenzo, als een werknemer of agent weet of gelooft dat er een ongepaste betaling is of zal worden gedaan, moet de werknemer of agent ook een dergelijke betaling rapporteren aan onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië. Het beleid van Afriflora is dat er geen negatieve actie ondernomen zal worden tegen personeel dat vergeld is voor, eerlijk en te goeder trouw, een melding doet van een overtreding of vermoedelijke overtreding van anticorruptiewetgeving of dit beleid.

  1. Geschenken, maaltijden, amusement en werkgelegenheid

Dit beleid bevat verschillende regels met betrekking tot geschenken, entertainment, reizen, maaltijden, logies en werk. Al dergelijke uitgaven moeten nauwkeurig worden vastgelegd in de boeken en bescheiden van het bedrijf, in overeenstemming met sectie IV hieronder.

  1. Geschenken

In het algemeen concurreert het bedrijf voor en verdient het zaken door de kwaliteit van zijn personeel, producten en diensten, niet met geschenken of overdadig entertainment. Het gebruik van bedrijfsfondsen of -activa voor geschenken, fooien of andere gunsten aan overheidsfunctionarissen of een andere persoon of entiteit (in de private of publieke sector) die de macht heeft om de commerciële activiteiten van het bedrijf te beslissen of te beïnvloeden, is verboden, tenzij alle de volgende omstandigheden zijn vervuld.

(a) het geschenk heeft geen contante of contante equivalente geschenken (bijv. cadeaubonnen, winkelkaarten of speelchips); (b) het geschenk is toegestaan ​​op grond van zowel de lokale wetgeving als de richtlijnen van de werkgever van de ontvanger; (c) het geschenk wordt openlijk gepresenteerd met volledige transparantie; (d) het geschenk is correct vastgelegd in de boeken en bescheiden van de onderneming; (e) het geschenk wordt verstrekt als een teken van waardering, hoffelijkheid of als tegenprestatie voor gastvrijheid en zou moeten voldoen aan de lokale gebruiken; en (f) het artikel kost minder dan ETB 1.000 of € 50.

Geschenken die niet specifiek binnen de bovenstaande richtlijnen vallen, vereisen voorafgaande raadpleging en goedkeuring door onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of Compliance Officer in Ethiopië. Merk op dat het verstrekken van geschenken, evenals de rapportagevereisten, in dit beleid van toepassing zijn, ook al vraagt ​​het personeel van Afriflora niet om vergoeding van de kosten (dat wil zeggen dat u deze kosten uit eigen zak betaalt, deze vereisten niet uit de weg gaat).

Het personeel van Afriflora mag geen enkel lid van zijn of haar naaste familie accepteren, geschenken, fooien of andere gunsten accepteren van klanten, leveranciers of andere personen die zaken doen met of doen met de onderneming, met uitzondering van objecten met een nominale waarde. Geschenken die niet van dezelfde waarde zijn, moeten onmiddellijk worden geretourneerd en worden gerapporteerd aan uw supervisor. Als onmiddellijke terugkeer niet praktisch is, moeten ze aan het bedrijf worden gegeven voor liefdadigheidsdoeleinden.

  1. Maaltijden, entertainment, reizen en accommodatie

Gezond verstand en gematigdheid moeten de overhand hebben in zakelijk entertainment en de betaling van reis- en verblijfkosten die worden gemaakt in naam van het bedrijf. Afriflora-personeel dient zakelijke ontspanning te bieden aan of van iemand die zaken doet met het bedrijf als het entertainment niet vaak voorkomt, bescheiden is en bedoeld is om legitieme bedrijfsdoelen te dienen.

Maaltijden, entertainment, reizen en overnachten mogen nooit worden aangeboden als een manier om de zakelijke beslissing van een ander te beïnvloeden. Elk dient alleen te worden aangeboden als het passend, redelijk voor promotionele doeleinden is, aangeboden of geaccepteerd in de normale gang van zaken in een bestaande zakelijke relatie, en als het primaire onderwerp van discussie of doel van reizen zakelijk is. De geschiktheid van een bepaald soort entertainment, reizen en logies is natuurlijk afhankelijk van zowel de redelijkheid van de kosten als van het soort activiteit. Dit wordt bepaald op basis van het feit of de uitgaven al dan niet verantwoord zijn en in verhouding staan ​​tot de aard van de betrokken persoon. Entertainment voor volwassenen is ten strengste verboden.

Uitgaven voor maaltijden, entertainment, reizen en onderdak voor overheidsfunctionarissen of een andere persoon of entiteit (in de private of publieke sector) die de macht heeft om de commerciële activiteiten van het bedrijf te bepalen of te beïnvloeden, kunnen worden gedaan zonder voorafgaande goedkeuring van onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië alleen als aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:

(a) De kosten zijn bonafide en gerelateerd aan een legitiem zakelijk doel en de betreffende gebeurtenissen worden bijgewoond door geschikte vertegenwoordigers van het Bedrijf;

(b) De kosten van het eten, uitgaan, reizen of verblijven bedragen minder dan ETB 1.000 of € 50 per persoon; en

(c) Het eten, uitgaan, reizen of logeren is toegestaan ​​volgens de regels van de werkgever van de ontvanger (indien van toepassing).

Voor al deze uitgaven moet het terugbetalingsverzoek het totale aantal aanwezigen en hun namen, werkgever en titels (indien mogelijk) identificeren. Alle kostenvergoedingen moeten worden ondersteund door ontvangsten en uitgaven en goedkeuringen moeten nauwkeurig en volledig worden vastgelegd in de administratie van het bedrijf. In alle gevallen moet het personeel ervoor zorgen dat de registratie van de uitgaven voor maaltijden, logies, reizen of entertainment duidelijk het werkelijke doel van de uitgaven weerspiegelt.

Houd er rekening mee dat het verstrekken van maaltijden, entertainment, reizen en logies, evenals de rapportagevereisten in dit beleid van toepassing zijn, zelfs als het personeel van het bedrijf geen vergoeding voor de kosten vraagt ​​(dwz het uit eigen zak betalen van deze kosten vermijdt deze vereisten niet) ).

Indien mogelijk moeten maaltijden, entertainment, reis- en verblijfsbetalingen rechtstreeks door het bedrijf worden gedaan aan de aanbieder van de dienst en mogen niet rechtstreeks als vergoeding worden betaald. Dagvergoedingen mogen niet worden betaald aan een overheidsfunctionaris of een andere persoon (in de private of publieke sector) die de macht heeft om de commerciële activiteiten van de onderneming om welke reden dan ook te beslissen of beïnvloeden.

Elke maaltijd, entertainment, reis- of verblijfskosten hoger dan ETB 2000 of € 100 per persoon, en alle kosten voor maaltijden, entertainment, reizen of accommodatie die geen verband houden met een legitiem zakelijk doel, moeten vooraf worden goedgekeurd door onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië.

Houd er rekening mee dat naast traditionele geschenken, maaltijden, entertainment en reizen die worden verstrekt aan zakelijke relaties waar Afriflora-personeel niet aanwezig is, dit moet worden beschouwd als geschenken en onder de regels en vereisten voor geschenken die in dit beleid worden vermeld.

  1. Werkgelegenheid / Stages

Bij gelegenheid kunnen regeringsfunctionarissen of de zakenpartners van Afriflora verzoeken dat Afriflora stages of banen aanbiedt aan bepaalde personen. Het aanbieden van stages of tewerkstelling aan overheidsfunctionarissen of zakenpartners van Afriflora kan worden beschouwd als een item van waarde.

Dit beleid bevat richtlijnen voor het afhandelen van dergelijke verzoeken van overheidsfunctionarissen of zakenpartners van Afriflora. Als een kandidaat wordt geïnterviewd voor een stage of een baan binnen de normale gang van zaken bij het vervullen van een functie, moeten onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië op de hoogte worden gesteld van de relatie van de kandidaat tot een overheidsfunctionaris of een zakenpartner van Afriflora. Als een kandidaat met betrekking tot een overheidsfunctionaris of een Afriflora-zakenpartner wordt geïnterviewd buiten het normale verloop van het invullen van een functie, moet elke stage of werkaanbieding vooraf worden goedgekeurd door onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië.

  1. Politieke bijdragen en liefdadige donaties

Afriflora Personeel mag geen politieke of charitatieve donaties doen, hetzij in eigen naam of in de naam van Afriflora, om een ​​bedrijf te verkrijgen of te behouden of om een ​​ongepast zakelijk voordeel te behalen. Alle politieke of charitatieve bijdragen van Afriflora moeten worden toegestaan ​​volgens de wet, toegestaan ​​volgens de voorwaarden van dit beleid, gedaan aan een bonafide organisatie, en in het geval van politieke bijdragen of bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen verbonden aan een overheidsfunctionaris of overheidsentiteit gemaakt met de voorafgaande goedkeuring van onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië. In bepaalde gevallen waarin het risico van corruptie groter is, kan het zijn dat onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië ijverig moeten zijn. Onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië moeten op de hoogte worden gebracht als een overheidsfunctionaris een politieke of charitatieve bijdrage vraagt ​​in verband met enige overheidsactie met betrekking tot Afriflora of aan haar gelieerde ondernemingen. Individuele werknemers of agenten mogen geen politieke bijdragen doen namens Afriflora of aan haar gelieerde ondernemingen.

III. Relaties met derden

Anticorruptiewetten verbieden indirecte betalingen die via een derde partij worden gedaan, inclusief het geven van iets van waarde aan een derde partij, terwijl het weet dat een overheidsfunctionaris waarde zal krijgen voor een ongepast doel. Daarom moet het personeel van Afriflora situaties vermijden waarbij derden zijn betrokken die kunnen leiden tot een overtreding van dit beleid.

Afriflora-personeel dat zich met derden bezighoudt, is verantwoordelijk voor het nemen van redelijke voorzorgsmaatregelen om ervoor te zorgen dat derden ethisch handelen en dit beleid naleven. Dergelijke voorzorgsmaatregelen kunnen, voor derden die Afriflora vertegenwoordigen voor overheidsinstanties, het uitvoeren van een integriteitsonderzoek van een derde partij, waarbij passende anticorruptie-nalevingsbepalingen worden opgenomen in het schriftelijke contract van de derde partij, waarbij de derde wordt verplicht te verklaren dat hij niet heeft geschonden en zal dit beleid en eventuele toepasselijke anticorruptiewetgeving niet schenden tijdens het zakendoen met het bedrijf, en het toezicht houden op de redelijkheid en legitimiteit van de geleverde diensten en de vergoedingen die tijdens de opdracht aan de derde partij zijn betaald. Afriflora Personeel dat derden behoudt die Afriflora vertegenwoordigen voor overheidsinstanties, moet de betrokkenheid bespreken met onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië voorafgaand aan het inhuren van de derde partij. Twijfel over de reikwijdte van passende due diligence-inspanningen in dit verband moet worden opgelost door contact op te nemen met onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië.

Wanneer een derde partij eenmaal is betrokken, moet Afriflora Personeel dat zich met derden bezighoudt bovendien altijd op de hoogte zijn van potentiële rode vlaggen. Rode vlaggen zijn bepaalde acties of feiten die een bedrijf moeten waarschuwen dat er een grote kans is op ongepast gedrag door een derde partij. Een rode vlag betekent niet dat er iets illegaals is gebeurd, maar dat nader onderzoek noodzakelijk is. Rode vlaggen zijn zeer feitafhankelijk, maar enkele voorbeelden van rode vlaggen zijn:

  • Ongebruikelijke of buitensporige betalingsverzoeken, zoals verzoeken om overfacturering, vooruitbetalingen, slecht gedefinieerde of last-minute betalingen, succesvergoedingen, ongebruikelijke commissies of compensaties voor de middellange termijn;
  • Verzoeken om betalingen naar een rekening in een ander land dan waar de derde zich bevindt of in naam van de onderneming werkt;
  • Verzoeken om betaling aan een andere derde partij, naar een genummerde rekening, of in contanten of andere onvruchtbare fondsen;
  • Verzoeken om politieke of charitatieve bijdragen;
  • De derde partij is verbonden aan een overheidsfunctionaris of heeft een nauwe persoonlijke of zakelijke relatie met een overheidsfunctionaris;
  • Elke weigering of aarzeling door de derde om zijn eigenaars, partners of opdrachtgevers te onthullen;
  • De derde maakt gebruik van holdings of andere methoden om het eigendom ervan te verdoezelen, zonder adequate zakelijke verantwoording;
  • De derde partij heeft de wens om zijn vertegenwoordiging van het bedrijf of de voorwaarden van zijn retentie geheim te houden; of
  • De derde partij heeft weinig ervaring in de branche maar beweert “de juiste mensen te kennen”;

Als het personeel van Afriflora redenen heeft om te vermoeden dat een derde partij mogelijk ongeoorloofd gedrag vertoont, zullen zij de zaak onmiddellijk melden aan onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië. Afriflora zal een onderzoek uitvoeren en verdere betalingen aan de derde partij stopzetten als de verdenkingen van de Afriflora tijdens het onderzoek worden geverifieerd.

  1. Verslaglegging en interne controles

Dit beleid vereist dat alle uitgaven die het bedrijf doet nauwkeurig worden weergegeven in de financiële gegevens van het bedrijf en dat alle betalingen die met fondsen van het bedrijf of namens het bedrijf zijn gedaan, naar behoren zijn goedgekeurd. Afriflora Personeel moet alle toepasselijke normen, principes, wetten en praktijken voor boekhoudkundige en financiële rapportering volgen. Het personeel van Afriflora moet tijdig en volledig zijn bij het voorbereiden van alle rapporten en gegevens die het management nodig heeft. In het bijzonder dient Afriflora Personeel ervoor te zorgen dat geen enkel deel van enige betaling zal worden gedaan voor enig ander doel dan dat om volledig en nauwkeurig te worden beschreven in de boeken en bescheiden van Afriflora. Het personeel van Afriflora moet alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat alle transacties, stortingen en betalingen waarbij bedrijfsfondsen of activa zijn betrokken, correct en correct worden vastgelegd in de financiële administratie van de onderneming. Er mogen geen geheime of niet-geregistreerde accounts worden opgesteld voor welk doel dan ook. Valse of kunstmatige vermeldingen mogen om welke reden dan ook niet in Afriflora’s boeken en archieven worden gemaakt. Ten slotte mogen persoonlijke fondsen niet worden gebruikt om te bereiken wat anderszins is verboden door dit beleid. Onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië zijn primair verantwoordelijk voor het toezicht op en de handhaving van dit beleid. Het bedrijf voert periodieke controles van zijn boeken en bescheiden uit om te controleren of dit beleid wordt nageleefd.

  1. Nalevingsprocedures en training

Als onderdeel van de voortdurende toewijding van Afriflora aan de naleving van anti-corruptie, moeten alle relevante medewerkers op de hoogte zijn van dit beleid en dit begrijpen. Al deze werknemers moeten vervolgens schriftelijk bevestigen dat zij (1) dit Beleid begrijpen; (2) akkoord te gaan met het beleid; en (3) ermee instemmen mogelijke schendingen van het beleid te melden aan onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië.

Daarnaast zal het bedrijf periodieke trainingsprogramma’s voor anticorruptie-compliance aanbieden om werknemers voor te lichten over de vereisten en verplichtingen van anticorruptiewetgeving en dit beleid. Alle relevante werknemers van de Vennootschap moeten aan dergelijke trainingen deelnemen en onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië moeten de aanwezigheidsregistratie bijhouden om naleving van deze vereiste vast te stellen.

  1. Rapportagevereisten en bescherming tegen klokkenluiders

Afriflora neemt haar inzet voor anti-corruptie compliance serieus en verwacht van al het personeel van Afriflora dat commitment te delen. Afriflora verwacht en vereist daarom van elk Afriflora-personeel dat kennis heeft van of vermoedt dat er enige overtreding van dit beleid is, om onmiddellijk contact op te nemen met onze Chief Financial Officer en Group Compliance Officer of onze Compliance Officer in Ethiopië. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan. Als enig Afriflora-personeel geen bekende of vermoede overtredingen meldt, kan het relevante personeel van Afriflora worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag.

Het is het beleid van Afriflora dat, als het rapport van bekende of vermoedelijke schendingen eerlijk en te goeder trouw wordt gemaakt, er geen ongunstige werkgerelateerde actie zal worden ondernomen tegen enig Afriflora-personeel als vergelding voor het melden van een overtreding of vermoedelijke schending van anti-corruptiewetgeving of dit beleid. Alle vragen met betrekking tot dit beleid moeten worden gericht aan Chief Financial Officer en Group Compliance Officer (de heer Richard Penninkx), op +31 (0) 850436800 of RPenninkx@Afriflora.nl, of aan onze Compliance Officer in Ethiopië (mevrouw Lulit Tadele), op +251 911505170 of lulitted@ethionet.et.

AANGENOMEN: december 2015

Terug naar Home
WordPress Lightbox